Einleitung

peoplefone HOSTED ist eine virtuelle Telefonanlage, die alle herkömmlichen Telefonanlagen und Telefonleitungen ersetzt. Alles wird online konfiguriert und Sie benötigen nur ein VoIP-Telefon oder ein peoplefone SOFTPHONE auf Ihrem PC. Es braucht keinen zusätzlichen Server, Hardware oder Software. peoplefone HOSTED ist eine Eigenentwicklung von unseren peoplefone Ingenieuren und auf dem Kunden-Portal von peoplefone konfigurierbar. Die Installation dieser virtuellen Telefonanlage bedarf Grundwissen in der Telekommunikation.
Wir empfehlen für eine effiziente und reibungslose Konfiguration die Unterstützung durch einen erfahrenen peoplefone Installations-Partner.

In diesem Handbuch werden spezifisch nur die peoplefone HOSTED Funktionen erklärt. Themen zum Kundenkonto finden Sie im Bereich peoplefone Kundenkonto. Wünschen Sie eine Schritt-für-Schrittanleitung zur Einrichtung einer Telefonanlage, empfehlen wir Ihnen den Beitrag peoplefone Fallbeispiel.

Grundkonfiguration

Das peoplefone HOSTED arbeitet mit internen IDs, welche Sie am besten vorgängig nach einem Konzept planen. Dies sollten Sie zu Begin definieren und sollte danach nicht mehr angepasst werden. Also definieren Sie wie viele Stellen die internen ID’s haben müssen. 2, 3 oder 4 Stellen. Es muss vermieden werden, dass die Anzahl der stellen gemischt werden.

Stellenanzahl der internen ID’s

In diesem Beispiel sagen wir, dass es eine zweistellige ID sein soll:

• Gruppen (ID 10 – 19)
• Zeitanhängiges Routing (ab ID 20 – 29)
• Manuelles Routing (ID 30 – 39)

Die Definition, wie viele Stellen das System haben soll, können Sie unter andere Settings definieren.

Hinweis:
Sollte es trotzdem notwendig sein die Anzahl der Stellen ändern zu müssen, dann muss ohne Ausnahmen, jede einzelne ID auf die gewünscht Stellenanzahl manuell geändert werden. Vermeiden Sie daher Vermischung der Anzahl Stellen.

Telefonie Menu Struktur

SIP Linie / Benutzer

Eine Linie (Standard oder HOSTED) kann ganz einfach über den entsprechenden Knopf erstellt werden. Jede Linie ist einzigartig und verfügt über eigene SIP-Anmeldedaten.

Über den Menu-Punkt SIP Linien/Benutzer, können Sie sich alle auflisten lassen. So sieht eine neu generierte HOSTED Linie aus.

Benutzer bearbeiten

Wenn Sie auf den Stift klicken, haben Sie verschiedene Möglichkeiten welche auf der SIP Linie / Benutzer eingestellt werden können. Zum Beispiel: Angezeigte Rufnummern, E-Mail-Adresse für Benachrichtigungen und verpasste Anrufe, Routing Server, TLS/SRTP und so weiter.

Um die Navigation etwas zu erleichtern, können hier einige Funktionalitäten der Linie direkt aufgerufen werden.

Mit dem Profiltyp können verschieden abgespeicherte Linien Settings aufgerufen werden. Damit Sie schnell und einfach Ihr gewünschtes Device mit der Linie verbinden können.

• Basic Line / User
• SIP TRUNK
• 3CX
• Rainbow Hub
• Swyx

Im Bereich von HOSTED, können Sie explizit eine Linie in den peoplefone HOSTED Verbund aufnehmen oder entfernen. Wenn das Flag entfernt wird, dann wird aus der HOSTED Linie eine normale Standard-Linie gemacht. Sie können ausserdem definieren, ob verpasste Anrufe per E-Mail benachrichtigt werden sollen oder nicht. Mit der Extension ID, definieren Sie gemäss Ihres Telefonie-Konzepts, welche ID die Linie haben soll. Mit der internen und externen Alarmierung kann jeweils der Ring-Ton definiert werden. Dies ist Telefon abhängig und wird nicht von jedem Gerät unterstützt.

ACHTUNG: Interne Nummern, wie z.B. die Notrufnummern 110 und 112, sind nicht zulässig!
Wir empfehlen, Nummernkreise bei dreistellige interne Durchwahlen immer erst ab 2xx zu beginnen. Der Hintergrund dafür ist, dass Notrufnummern in der Regel dreistellig sind und mit 1xx beginnen.

Beim Namen kann die Linie beschreiben werden (Verkauf, Support, Vorname Name etc.). Die auszuwählende Sprache definiert die Sprache für das peoplefone HOSTED User Login. Im Feld Beschreibung können Sie selber Bemerkungen für die jeweilige Linie hinterlegen. Im Feld E-Mail, definieren Sie welche E-Mail-Adresse bei einem (Fax zu E-Mail, E-Mail zu Fax, Voicemail oder einem verpassten Anruf) angeschrieben werden soll.

Eine neu erstellte Linie hat als standardmässig keine ausgehende Nummer hinterlegt. Wenn nichts ausgewählt ist, dann wird jeder Anruf der über diese Linie geht, mit anonym signalisiert. Wenn Sie eine Nummer für ausgehende Anrufe anzeigen lassen möchten, dann müssen sie die Nummer eingeben und danach suchen.

Geben Sie die Nummer ein, suchen Sie danach und wählen diese dann aus. So setzten Sie die nach aussen anzuzeigende Rufnummer.

SIP Setup / SIP Credentials

Weitere Informationen zum SIP Setup finden Sie hier.

Weiterleitungen Voicemail

Weitere Informationen zu Weiterleitungen / Voicemail und Fallback finden Sie hier.

Firmen-Telefonbuch

Weitere Informationen zum Firmen-Telefonbuch finden Sie hier.

Reboot Device

Yealink Geräte können so neu gestartet werden, bitte beachten Sie, dass sämtliche Gerärte, welche auf der Linie angemeldet vom Reboot betroffen sind.

Löschen

Sie können eine SIP Linie und Benutzer auch löschen.

• Klicken Sie auf den Papierkorb und wählen Sie dann aus, durch welche Linie die zu löschende Linie ersetzt werden soll. Aus Sicherheitsgründen, muss der SIP Usernamen zur eingegeben werden

Es gibt zwei Möglichkeiten eine Linie zu löschen, entweder durch ersetzen, der Linie durch eine andere, wenn es noch Abhängigkeiten hat.

Wenn es keine Abhängigkeiten hat, dann kann eine Linie mit ohne ersetzen gelöscht werden.

Login

Sie können beim Login die E-Mail-Adresse des peoplefone HOSTED Users hinterlegen.

peoplefone HOSTED User

Über wählen Sie einen Account, können Sie sich als peoplefone HOSTED User mit nur eingeschränkten Möglichkeiten anmelden.

Anmelden mit Userlogin

Die Anmeldung erfolgt dann über die portal.peoplefone.ch

• Melden Sie sich mit Ihren Anmelde-Daten an
• Wählen Sie im Reiter peoplefone HOSTED-Benutzer, den gewünschten Account aus

Hier sehen Sie welche Möglichkeiten Ihnen zur Verfügung stehen.

Weiterleitung / Voicemail

Um eine Weiterleitungs-Regle zu hinterlegen, klicken Sie auf +Hinzufügen.

Je nach Ihren Bedürfnissen, können Sie Ihre Weiterleitungs-Regel hinterlegen.

Sprachbox-Einstellungen

In den Sprachbox-Einstellungen können Sie verschieden Einstellungen vornehmen. Die aktive Voicemail Ansage bedeutet, dass die hinterlegte Voicemail-Ansage abgespielt wird. Wenn Sie als mehrere Ansagen hinterlegt haben, kann dies hier geändert werden.

Zustellung der Sprachnachricht bedeutet, dass Sie mehrere Möglichkeiten haben was mit der Voicemail passieren soll. Sie können zum Beispiel sagen, dass keine Nachricht hinterlassen werden kann, dann kann das System die Voicemail im Admin gespeichert werden, da sind maximal 20 Nachrichten möglich, danach werden keine mehr gespeichert. Sie haben die Möglichkeit, sich eine E-Mail mit dem Audio-File oder als Link senden zu lassen. Und dann gibt es noch die Kombination von Speichern im System und sich eine E-Mail senden zu lassen.

Erlaube Zugriff auf die Sprachbox durch andere Benutzer dieses Kontos bedeutet, dass alle Benutzer welche im peoplefone HOSTED Verbund sind, Zugriff auf diese Voicemailbox haben. Wird benötigt, wenn eine öffentlicher Beantwortet von mehreren Benutzern bewirtschaftet werden muss.

Hinweis: Die Voicemailbox kann auf einem provisionierten Gerät und auch dem peoplefone APP über die Tastenkombination *1 und der internen ID der Linie bewirtschaftet werden.

Sie können je nach Bedürfnis, mehrere Ansagen hochladen, indem Sie auf +Hinzufügen klicken.

Geben Sie der Ansage einen Titel und wählen Sie ein File zum Hochladen aus.

Text to Speech

Geben Sie der Nachricht, die Sie hinterlegen möchten einen Titel. Dann wählen Sie eine Stimme aus und setzen den Nachrichten Text ein und klicken dann auf Process.

Geben Sie der Ansage einen Titel und klicken auf speichern.

Danach erscheinen die hinterlegten Ansagen.

Im System gespeicherte Nachriten werden so aufgeführt.

Nummern

Rufnummer-Zuweisung

Ob portierte oder gekaufte Rufnummern, diese finden Sie im Menu unter Nummern. Damit ein Objekt wie (Linie/User, Gruppe, Time-Routing etc.) angesteuert werden kann, muss die Rufnummer zugewiesen werden.

• Um den Rufnummernblock zu bearbeiten, klicken Sie auf das Stift-Werkzeug

Wie Sie hier sehen, können Nummern an verschieden Objekte angehängt werden. Somit definieren wir wo der eingehende Anruf hin gehen muss.

Notrufe

Weitere Informationen für die Settings für Notrufe, finden Sie hier

Geräte

In der Regel können alle VoIP fähigen Geräte mit peoplefone konfiguriert werden, jedoch wird Support und Funktionsumfang nur bei provisionierten Geräten gewährleistet. „Die Autokonfiguration/Provisionierung ist ausschließlich den peoplefone HOSTED-Kunden vorbehalten.

Zwar ist es möglich, mehrere Identitäten auf einem Gerät zu hinterlegen, wir empfehlen jedoch, nur eine Identität zu konfigurieren. Für eine zusätzliche Konfiguration auf demselben Gerät können wir weder einen reibungslosen Betrieb noch den Support garantieren.“

Provisionierung / Autokonfiguration

Sie können unter Geräte, entweder Geräte oder Geräte-Gruppen hinzufügen. Geräte-Gruppen sind dazu gedacht, dass wenn Sie spezielle Settings für verschiedene Geräte haben (z.B. verschiedene Sprachen), dann können Sie Geräte-Gruppen erstellen. Weitere Informationen zu den Gerätegruppen finden Sie hier

• Um in einem peoplefone HOSTED Konto ein neues Gerät zu hinterlegen, klicken Sie auf +Hinzufügen und tragen Sie die verlangten Informationen ein und speichern Sie die Konfiguration.

Geben Sie dem dem Gerät einen Namen und setzen Sie die MAC Adresse und die dazugehörige Linie ein. Wir supporten nur eine Linie zu einer Identität.

Nachdem das Gerät im peoplefone HOSTED Konto angelegt und die IP-Adresse hinzugefügt wurde, empfehlen wir das Gerät auf Werkseinstellungen (Factory-Reset) zurückzusetzen.

Geräte Einstellungen und Parameter

• Klicken Sie auf die drei Punkte für weitere Geräte Parameter zu editieren

Bearbeiten

Das im System angelegte Gerät kann auch bearbeitet werden

Zusatz Optionen

Sie haben viele zusätzlich Möglichkeiten, Ihr Gerät nach Ihren Wünschen zu konfigurieren

Lokal

Telefon

Bei den Yealink Geräten, wird das Call-Waiting auf der Linie ein- oder ausgeschaltet. Dies wird benötigt, wenn das Anklopfen aus oder ein geschaltet werden soll.

Hinweis: Wenn Call-Waiting eingeschaltet ist, dann bekommt der Anrufer kein Besetztzeichen. Sie müssen das Anklopfen ausschalten, damit der zweite Anrufer ein Besetztzeichen zurückbekommt.

Netzwerk

Auto Provision

Display

SIP

Linien Settings

Je nach Telefontyp gemäss Hersteller, können auch auf in den Line Settings Änderungen vorgenommen werden.

• Klicken Sie auf die drei Punkte und wählen Sie Linien

• Klicken Sie auf das Zahnradsymbol

Auch auf der Linie können Sie diverse Einstellungen wenn notwendig vornehmen. Als Beispiel kann TLS aktiviert werden, damit die Verbindung von Telefon zu peoplefone verschlüsselt aufgebaut wird. Weitere Infos dazu hier.

Line Einstellung auf dem Gerät

Codec Einstellungen auf dem Gerät

Funktionstasten / BLF

• Klicken Sie auf Funktionstasten

• In diesem Bereich können Sie die Tastenbelegungen hinterlegen, wählen Sie zum Beispiel einen Benutzer aus

BLF(BusyLineField)	Über die BLF (Busy Line Field) Taste sehen Sie ob ein interner Teilnehmer frei oder besetzt ist. Sie können einen Anruf zu diesem Benutzer transferieren, den Teilnehmern über diese Taste anrufen oder einen Anruf von diesem Benutzer übernehmen (Call-Pickup)
Linie	Linie wird hauptsächlich für das Makeln von mehreren Anrufen verwendet
Speed Dial	Speed Dial wird für einen Anruf z.B. auf ein Mobile verwendet (extern)
Transfer to	Diese Funktion wird selten verwendet, da die Funktion durch die BLF Taste abgedeckt wird
Forward to (nur Yealink)	Diese Funktion de/aktiviert eine sofortige Weiterleitung auf die Zielnummer

WAN IP hinzufügen / Netzwerk-Authentifizierung

Für die Provisionierung/Autokonfiguration, muss die WAN IP (Öffentliche IP) des Kunden-Netzwerkes für eine Authentifizierung hinterlegt werden. Für die Authentifizierung wird keine statische IP-Adresse benötigt.

In der Geräteübersicht klicken Sie beim jeweiligen Gerät auf die drei Punkte und wählen Autorisierte IPs aus. Es wird die öffentliche Adresse des jeweiligen Netzwerkes angezeigt. Wenn Sie sich im Kunden-Netz befinden, klicken Sie auf +Add. Wenn nicht, fügen Sie die öffentliche Adresse des Kunden-Netzwerkes ein.

• Klicken Sie auf Manage Autorisierte IPs

• Ihre WAN IP wird im Feld angezeigt, klicken Sie auf +Hinzufügen, damit die Autokonfiguration abgeholt werden darf.

Autoprovisionierung Historie

In der Autoprovisionierungs-Historie ist ersichtlich, ob das Device die Autokonfiguration beziehen konnte oder nicht.

User manual

Brand	Type	German	French	English
Mitel	6869i	Link	Link	Link
Mitel	6867i	Link	Link	Link
Mitel	6865i	Link	Link	Link
Mitel	6863i	Link	Link	Link
Mitel	6757i	Link	Link	Link
SNOM	D765	Link	Link	Link
SNOM	D745	Link	Link	Link
SNOM	D715	Link	Link	Link
SNOM	D375	Link	Link	Link
SNOM	D345	Link	Link	Link
SNOM	D315	Link	Link	Link
SNOM	870	Link	Link	Link
SNOM	821	Link	Link	Link
SNOM	760	Link	Link	Link
SNOM	725	Link	Link	Link
SNOM	710	Link	Link	Link
SNOM	370	Link	Link	Link
SNOM	320	Link	Link	Link
SNOM	300	Link	Link	Link
Yealink	T48S	Link	Link	Link
Yealink	T46S	Link	Link	Link
Yealink	T42S	Link	Link	Link

Unterstützte Geräte

Eine Liste mit allen unterstützen und autokonfigurierbaren Geräten für das Produkt peoplefone HOSTED finden Sie hier: Download PDF

Geräte Passwort

Sollte nach der Provisionierung kein Eintrag ersichtlich sein, muss die Provisionierungs URL (Server URL) direkt über das Web GUI des Telefons hinterlegt werden. Die zu hinterlegende URL finden Sie in der Liste der unterstützen Geräte.

Bei der Provisionierung eines Gerätes von peoplefone, wird aus Sicherheitsgründen das Passwort überschrieben. Username bleibt gemäss Hersteller gleich. Das Passwort ist jeweils das SIP Passwort der ersten in der Provisionierung hinterlegten Identität. Ausnahmen gibt es bei Mitel Geräten, das Passwort wird von peoplefone generiert und beim Hinzufügen des Gerätes angezeigt.

Geräte Gruppen

Hinzufügen

• Klicken Sie auf +Hinzufügen

Gerätegruppen ermöglichen Ihnen, verschiedene Gerätekonfigurationen abzuspeichern. Als Beispiel haben Sie verschiedene Telefon-Sprachen für Ihrer Sales Abteilungen (DE, EN, FR), Sie können die drei Gruppen anlegen und die Settings für jede einzelne Gruppe definieren.

• Geben Sie die notwendigen Informationen ein

Hinweis: Auto Upgrade ist noch inaktiv. Sobald die Funktion zur Verfügung steht, wird die von peoplefone bereitgestellte Firmware, automatisch auf dem Gerät installiert.

Bearbeiten

• Klicken auf Bearbeiten

Zusatz Optionen

• Klicken Sie auf Zusatz-Optionen

• Sie können in diesem Bericht Ihre Geräte je nach Bedürfnis personalisieren

Mitglieder

• Klicken Sie auf Mitglieder

Bei allen Mitgliedern werden dann die oben definierten Settings übernommen.

Neuste Firmware installieren

Diese Meldung erhalten Sie, wenn die neuste von peoplefone bereitgestellte Firmware im System ausgewählt wurde.

Hinweis: Auto Upgrade ist noch inaktiv. Sobald die Funktion zur Verfügung steht, wird die von peoplefone bereitgestellte Firmware, automatisch auf dem Gerät installiert.

Löschen

• Klicken Sie auf Löschen um eine Gruppe zu löschen

Sperrliste

Informationen zur Sperrliste finden Sie hier

Verteiler Gruppen

Erstellen

• Klicken Sie im Menu auf Verteiler-Gruppen und auf +Hinzufügen

• Geben Sie der Gruppe einen Namen
• Wenn notwendig ändern Sie die vorgeschlagene ID
• Wählen Sie:
  • Alle klingeln gleichzeitig
  • Einer nach dem andern

Sie haben zwei mögliche Ringruftypen (alle klingeln gleichzeitig, einer nach dem andern)

Einer nach dem anderen

Sie können die Funktio One by One verwenden, wenn die Ziele nacheinander angerufen werden sollen

• Sie können bis zu 10 Ziele nacheinander anrufen
• Wenn die Ziele nicht verfügbar sind, kann ein Überlauf definiert werden
• Ausserdem können Sie festlegen, ob ein unbeantworteter Anruf angezeigt werden soll oder nicht
• Indem Sie die Anzahl der Sekunden angeben, teilen Sie dem System mit, wie lange es sich an dem bestimmten Ziel befinden soll

Alle klingeln gleichzeitig

Sie können der Gruppe einen Namen und die Extension vergeben. Der Ring-Typ kann nachträglich nicht mehr geändert werden

Sie können für die Gruppe einen eigenen Wählton hochladen, es wird .wav und .mp3 bis maximal 16MB erlaubt

Je nach Hersteller und Telefon, werden Ihnen verschieden Ringtöne zur Verfügung gestellt, welche Sie hier auswählen können

Hier können Sie die eigentlichen Gruppen-Mitglieder definieren, klicken Sie einfach auf +Ziel Hinzufügen. Es stehen Ihnen vier Ebenen zur Verfügung. Wenn niemand in der Standardebene abnimmt, läuten die weiteren Schritte nach X Sekunden dazu

Bitte beachten Sie:

• Die erweiterte Gruppe wird nur angezeigt, wenn Sie beim Erstellen der Gruppe Ringruf Alle ausgewählt haben
• In der Standardebene können Sie bis zu 10 Einträge als Ziele hinzufügen
• Sie können festlegen, in wie vielen Sekunden der nächste Schritt ausgeführt werden soll (5-65 Sekunden)
• Sie haben die Möglichkeit festzulegen, ob entgangene Anrufe angezeigt werden sollen oder nicht

Zusatz Optionen

Billed SIP Line bedeutet, unter welchem User Anrufe verrechnet werden, wird in der Anrufübersicht aufgeführt.

Weiterleitung folgen

Gruppenziele

• Ja bedeutet, dass wenn ein Ziel/Teilnehmer, eine Weiterleitung hat, dieser gefolgt wird. Beginnend vom ersten Benutzer, dann weiter zum zweiten usw.
• Nein bedeutet, dass auch wenn ein Ziel/Teilnehmer eine Weiterleitung hat darf dieser nicht gefolgt werden

Überlaufziele

• Ja bedeutet, dass wenn ein eine Weiterleitung auf dem Ziel hinterlegt ist, dieser gefolgt werden darf. Zum Beispiel wenn Sie einen Benutzer ansteuern, welcher eine sofortige Weiterleitung auf deine Voicemail hat.
• Nein bedeutet, dass wenn ein Ziel/Teilnehmer eine Weiterleitung hat darf dieser nicht gefolgt werden

Display Modus für CLI

• Anrufnummer – Es wird auf dem Telefon bei einem eingehenden Anruf nur die A-Nummer angezeigt
• Name + Anrufnummern – Es wird auf dem Telefon bei einem eingehenden Anruf der Namen und die A-Nummer angezeigt

peoplefone HOSTED QUEUE

Queue erstellen

Klicken Sie auf +Hinzufügen

• Geben Sie der Queue einen Namen.
• Setzen Sie die interne Extension oder belassen Sie diese gem. System.
• Wählen Sie aus welche Agenten Strategie Sie haben möchten.

Agentenstrategien: 

• Round Robin
• Kürzeste Zeit innert 1, 4, 8 Stunden
• Längste Leerlaufzeit innert 1, 4, 8 Stunden
• Wenigste Anrufer innert 1, 4, 8 Stunden 

Wartemusik 

• Ansagetext: WAV / MP3 mit maximal 16 MB Grösse 
• Wiedergabezeit: Zeit, bis die Anrufer zu den Agenten vermittelt werden 

Agenten 

Wählen Sie Ihre Agenten aus.

• Dauerhafte Mitgliedschaft: Der Agent ist dauernd an der Warteschlange anmeldet, er kann sich nicht An- bzw. Abmelden. 
• WICHTIG: Für An- bzw Abmelden, verwenden Sie den Tastencode *5+(interne extension ID) 
• Maximale Agentenrufzeit in Sekunden: Maximale Zeit, bis der Anruf zum nächsten Agenten geht. 

Maximale Wartezeit bis zum Überlauf 

• Maximale Zeit, wo ein Anruf in der Warteschleife bleibt, bis er weitergeleitet wird. 
• Status: Anruf abbrechen
• Anruf weiterleiten 
• Timer in Minuten: Zwischen 5 und 120 Minuten bis zur Weiterleitung 
• Zieltyp: Die Weiterleitung kann bestehende Benutzer, Gruppen, Zeitrouting, Manuell Routing usw. weitergeleitet werden. 
• Ziel: Alle bestehenden Ziele werden angezeigt und können ausgewählt werden, ebenfalls eine Weiterleitung an ein anders Ziel wie Mobile-Nummer und Anrufdienst. 

Maximale Anzahl Agenten in der Warteschleife 

• Status: Anruf abbrechen 
• Anruf weiterleiten 
• Maximale Anzahl Anrufe in der Warteschleife: Wenn die maximale Anzahl an Anrufer in der Warteschlage erreicht ist, werden die nächsten Anrufe auf ein nächstes Ziel weitergeleitet. 
• Zieltyp: Die Weiterleitung kann bestehende Benutzer, Gruppen, Zeitrouting, Manuelles Routing usw. weitergeleitet werden. 
• Ziel: Alle bestehenden Ziele werden angezeigt und können ausgewählt werden, ebenfalls eine Weiterleitung an ein anders Ziel wie Mobile-Nummer und Anrufdienst. 

Zeitabhängiges Routing

Das zeitabhängige Routing ist in drei unterschiedliche Bereiche aufgeteilt. Zeitbereiche, Zeitroutings und Zeitausnahmen. Bei dieser Konfiguration spricht man auch von einer Tag-Nachtschaltung.

Zeitbereiche

Hier hinterlegen Sie den Zeitbereich der Öffnungszeiten Ihres Betriebes. Das System erkennt automatisch, ob wir uns jeweils innerhalb oder ausserhalb der Arbeitszeit befinden. Der rote Bereich ist innerhalb der Arbeitszeit (Öffnungszeit), der graue Bereich befindet sich ausserhalb der Arbeitszeit.

Routing

• Geben Sie dem Zeitplan einen Namen und eine Beschreibung. Je nachdem kann die Extension belassen oder gemäss Planung angepasst werden.

Innerhalb des Zeitplans

Hier können Sie das Ziel definieren, wo die Anrufe innerhalb des Zeitplans hin geroutet werden sollen.

Ausserhalb des Zeitplans

Wohin soll der Anruf geroutet werden, wenn wir uns ausserhalb des Zeitplans befinden?

Zeit festlegen Ausnahmen

• Hier können Sie Ausnahmen definieren.

Zusatz Optionen

Nummer dem Time Routing zuweisen

Damit das Time Routing funktionieren und greifen kann, muss das Objekt (die Abfrage) im Call-Flow platziert werden. Damit wird gemeint, dass die Telefonnummer zum Beispiel direkt dem Time Routing zugewiesen wird.

Es ist aber zwingend notwendig, das Time Routing kann selbstverständlich auch weiter hinten im Call-Flow platziert werden.

Manuelles Routing

Diese Konfiguration bewirkt, dass bei aktivem Manual-Routing der Anruf zum Benutzer Hans geroutet wird. Wenn das Manual-Routing ausgeschaltet ist, geht der Anruf in die Gruppe Rezeption.

Manuelles Routing hinzufügen

• Klicken Sie auf +Hinzufügen

• Geben Sie dem Manual-Routing einen Namen und wenn notwendig die interne Nummer

Status eingeschaltet

• Geben Sie dem Status On einen Namen und definieren Sie wo der Anruf hin geroutet werden soll, wenn der Status eingeschaltet ist.

Status ausgeschaltet

• Geben Sie dem Status Off einen Namen und definieren Sie, wo der Anruf hin geroutet werden soll, wenn der Status ausgeschaltet ist.

Zusatz Optionen

• Definieren Sie die Billed SIP Line diese wird dann in der Anrufhistorie so aufgeführt.

Übersicht

In der Übersicht können Sie das Manual-Routing bearbeiten, löschen, aktivieren und deaktivieren.

Object Manual-Routing im Call Flow platzieren

Das Objekt Manual-Routing muss im Call Flow platziert werden. In diesem Beispiel wird der eingehende Anruf direkt in das Manual-Routing gegeben. Hier findet dann die Überprüfung des Status (On / Off) statt und der Anruf wird dementsprechend geroutet

Funktionstaste des Telefons

Die Funktionstasten des Telefons können mit einem Manual-Routing belegt werden. Wenn die Taste gedrückt wird, dann wird die Rolle aktiviert oder deaktiviert.

Manual Routing Advanced

Wenn Sie ein Manual-Routing Advanced einrichten, dann haben Sie die Möglichkeit auf den Endgeräten in einer Auswahlliste die benötigte Rolle zu aktivieren oder zu deaktivieren. Diese Funktion steht nur Yealink Geräten zu Verfügung.

Auswahlliste auf einem Yealink Gerät

Funktionstaste Manual-Routing Advanced

Ein- Ausschalten des Manual-Routings per Anruf

Das Manuelle-Routing kann auch per Steuerbefehl ein- oder ausgeschaltet werden. Mit dem Steuerbefehl *7 und der ID des Routings können Sie ein Manuelles-Routing aktivieren oder deaktivieren.

Beispiel = * 723

IVR / Announcement

Mit dieser Anleitung können Sie ein interaktives Sprachdialogsystem (IVR) in Ihrem peoplefone HOSTED-Konto aufschalten. Wenn Sie die Hauptnummer eines Unternehmens anrufen, werden Sie häufig durch eine Ansage aufgefordert, die gewünschte Sprache zu wählen. Sobald die Auswahl getroffen wurde, werden Sie direkt mit der richtigen Abteilung verbunden. Es kann eine Datei von maximal 8MB hochgeladen werden.

ACHTUNG: IVR-Knoten sollten niemals in Gruppen verwendet werden, da dies zu Problemen führen kann.

IVR Knoten / Kaufvorgang

• Knoten auswählen
• Laufzeit in Monaten
• Zum Warenkorb hinzufügen

• Klicken Sie Weiter

• Zahlungsart auswählen und auf Zahlen klicken

Hinzufügen / Konfiguration

Je nachdem, was Sie gerne einrichten möchten, ein IVR (Dialogsystem) oder eine Ansage, klicken Sie auf den Knopf, in diesem Beispiel erstellen wir ein IVR.

• Geben Sie dem IVR einen Namen
• Laden Sie ein .mp3 oder ein .wav File mit dem IVR Text rauf
• Billed SIP Line hat keinen Einfluss auf die Telefonie, aber auf das was auf der Rechnung angezeigt werden soll, resp. auf der Anrufübersicht

• Machen Sie Ihre Einstellungen

• Wenn Sie fertig sind mit den Einstellungen, klicken Sie auf Speichern

• Nach dem erfolgreichen speichern, wird Ihnen die Übersicht gezeigt, mit allen hinterlegten IVR-Systemen

IVR – Routing definieren

Gehen Sie zu Nummern und bearbeiten Sie den gewünschten Block, wo Sie die Zuweisung der Rufnummer machen möchten. Wenn Sie auf das Stiftwerkzeug klicken, können Sie einzelne Rufnummern zuweisen. Wenn Sie die Kette benutzen, weisen Sie den ganzen Rufnummernblock einem Objekt zu.

Anrufe von aussen, gehen immer auf der Zielnummer ein, Sie können bei der Rufnummer-Zuweisung definieren, wohin der Anruf gegeben werden soll. In diesem Beispiel wird der Anruf direkt auf das IVR gegeben, wo dann die hinterlegten Settings zum Zuge kommen.

Firmen Telefonbuch

Allgemeine Informationen

Es gibt grundlegend zwei veschieden Telefonbücher die man verwenden kann. Kunden welche das peoplefone HOSTED verweden, steht ein LDAP Firmen-Telefonbuch zur Verfügung.

Kunden die das O365 für Ihre Kontaktverwaltung verwenden, können die Kontakte darüber synchronisieren und auf den Telefonen XML basierend daruf zugreifen.

Funktionen

Wenn Sie wenige oder einzelene Kontakte im peoplefone HOSTED hinzufügen möchten

+ Hinzfügen

Wenn Sie alle Kontakte löschen möchten

• Alle Kontakte löschen

Wenn Sie Kontakte aus einem Excel importieren möchten

• Kontakte importieren

Möchten Sie O365 Kontakte synchronisieren

• +Integration hinzufügen

Status aktiv/inaktiv des Firmentelefonbuchs

• LDAP Verzeichnis

peoplefone HOSTED LDAP

Das LDAP Firmen-Telefonbuch wird unseren peoplefone Kunden mit provisionierten Telefon-Geräten zur Verfügnung gestellt. Um Ihr Telefonbuch zu verwenden, müssen Sie sicherstellen, dass es unter Konfiguration – Firmen-Telefonbuch – LDAP aktiviert ist. Nach der Aktivierung muss das Geräte neu gestartet werden.

ACHTUNG: Es können maximal 2000 Kontakte im peoplefone HOSTED Firmen-Telefonbuch importiert werden.

Kontakte einzeln +Hinzfügen

• Geben Sie die alle gewünschten Informationen ein

Alle Firmentelefonbuch Kontakte löschen

Wenn Sie diese Option wählen, werden sämtliche Einträge des peoplefone Firmentelefonbuch gelöscht.

Kontakte aus Excel importieren

Sie haben die Möglichkeit, Ihre Kontakte per Excel-File .xlsx zu importieren. Bitte bewirtschaften Sie Ihr Excel gemäss dem Sheet in unserem Beispiel.

LDAP Firmentelefonbuch Aktiv / Inaktiv

Hier sehen Sie den Status, grün bedeutet aktiv, rot inaktiv.

LDAP für die manuelle Einrichtung

LDAP Server: ldaps://ldaps.peoplefone.com
LDAP Username: cn=idUSERID_uSIPACCOUNT,ou=users,dc=peoplefone,dc=com
LDAP Password: SIPPASSWORD
LDAP Root: ou=accountUSERID,ou=account,o=ch,dc=peoplefone,dc=com

Microsoft 365

Allgemeine Informationen

Sie können maximal 2000 Konatke importieren. Die Synchronisation wird alle 10 Minuten durchgeführt.

O365 Integration

Klicken Sie unter Konfiguration→ Firmentelefonbuch → Integration hinzufügen auf +Hinzufügen und wählen Microsoft O365 aus. Die Integration kann nur von einem Administrator aus dem Tenant von O365 gemacht werden, Sie benötigen dessen Login-Daten.

Es dauert ein paar Minuten, bis der Synchronisationsstatus aktualisiert wird. Die Anzeige Aktive Integration muss grün sein und es muss ein Datum angegeben werden. Ihr Firmenverzeichnis ist nun synchronisiert.

• Sie müssen nun die folgende Anfrage akzeptieren, um die Outlook-Kontakte zu synchronisieren.

Linie verbinden

Klicken Sie auf +Hinzufügen

• Wählen Sie die SIP Line und das zu synchronisierende E-Mail Konto

Warte Musik

Wenn eine Kunde auf Warten (On-Hold) gesetzt wird, dann besteht die Möglichkeit, Ihre eigene Musik oder Ansage abspielen zu lassen. Bitte beachten Sie die Richtlinien der SUISA. Es werden die Datei-Formate .wav und .mp3 unterstützt.

Other Settings

Die Anzahl der Ziffern der internen IDs sollte nicht gemischt werden, entscheiden Sie je nach Konzeption, ob es 2, 3 oder 4 Ziffern sein sollen. Wenn Sie die Nummer trotzdem ändern müssen, korrigieren Sie sie bitte für alle Objekte, sonst kann es zu Problemen kommen.

• Wählen Sie aus, wie viele Ziffern die internen Objekt-IDs haben sollen
• Wenn Sie auf eingehende Anrufe prüfen wollen, ob der Anrufer in tel.search.ch ist, aktivieren Sie bitte die Option